Databank Ondergrond Vlaanderen

Privacybeleid

DOV en de verwerking van uw persoonsgegevens 

Over DOV 

Databank Ondergrond Vlaanderen is een samenwerkingsverband tussen de hieronder opgesomde partijen: 

  • Departement Omgeving (dOMG) – afdeling bevoegd voor data en onderzoek over bodem en geologie; 

  • Vlaamse Milieumaatschappij (VMM) - afdeling bevoegd voor grondwaterdata; 

  • Departement Mobiliteit en Openbare Werken (dMOW) - afdeling bevoegd voor geotechnische proeven en expertise; 

  • Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij (OVAM) - afdeling bevoegd voor de data over bodemverontreiniging en grondverzet (OVAM). 

Dit samenwerkingsverband werd vastgelegd in opeenvolgende samenwerkingsovereenkomsten in 1996, 2006, tussen de oorspronkelijke DOV-partners (dOMG, zij het toen onder de vorm van rechtsvoorganger dLNE, dMOW en VMM). In de samenwerkingsovereenkomst van 2023 werd de toetreding van OVAM tot het samenwerkingsverband DOV vastgelegd.  

De partners werken samen in het ondersteunend centrum DOV (OC-DOV). 

De stuurgroep is samengesteld uit de secretarissen-generaal van de dOMG en dMOW en de administrateurs-generaal van de VMM en de OVAM, de afdelingshoofden van de betrokken afdelingen, de informaticaverantwoordelijken van de partners en de DOV-coördinator. De stuurgroep bepaalt het beleid teneinde de vooropgestelde doelstellingen voor DOV te bereiken. 

Wie is verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens bij DOV? 

De hierboven opgesomde entiteiten die DOV samen beheren, treden voor de verwerking van persoonsgegevens op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken op in de zin van art. 26 AVG. De onderlinge taakverdeling tussen deze entiteiten, wordt geregeld in een samenwerkingsovereenkomst. Voor informatie over de gegevensverwerking, of de uitoefening van uw rechten als betrokkene, kan u bij elk van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken terecht.  

Wanneer we verder in deze verklaring spreken van gegevensverwerkingen door DOV, betekent dit gegevensverwerkingen door de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.  

Verwerking van persoonsgegevens 

DOV verwerkt persoonsgegevens van u als burger of als medewerker van een overheid/bestuur, organisatie of onderneming. In die hoedanigheid worden uw gegevens verwerkt als betrokkene. Het begrip ‘verwerking’ heeft een brede betekenis: “elke bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens”. 

Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens? 

De verwerkingsactiviteiten inzake de Databank Ondergrond Vlaanderen omvatten:  

  • Het verzamelen van data over de bodem en ondergrond van Vlaanderen: DOV is het centraal platform waar verschillende actoren relevante bodem- en ondergronddata kunnen opladen.  

  • Het koppelen van deze data: binnen DOV wordt data uit verschillende bronnen samengebracht. Dat maakt van DOV het kenniscentrum waarbinnen zowel ruwe data als geïnterpreteerde informatie, vakkennis en diensten over de bodem en ondergrond worden samengebracht;  

  • Het ontsluiten van deze data: de data wordt gestructureerd zodat ze maximaal integreerbaar en koppelbaar is met andere databronnen. Op die manier dient DOV als uitwisselingsplatform voor bodem- en ondergronddata om  

  • Om de gerelateerde maatschappelijke uitdagingen in kaart te brengen en de zoektocht naar oplossingen te ondersteunen;  

  • Om beleidsvorming die strookt met de beginselen van een duurzame samenleving mogelijk te maken;  

  • Om onderwijs, onderzoek en innovatie in deze domeinen te versterken;   

  • Om burgers, verenigingen en ondernemingen te informeren en te ondersteunen in het uitvoeren van hun activiteiten die mogelijk een impact hebben op de bodem en de ondergrond.   

DOV stelt de diensten toepassen ter beschikking om haar gegevens toegankelijk te maken en actief te kunnen laten benutten.  

Welke persoonsgegevens worden verwerkt? 

In dit kader verwerkt DOV de volgende persoonsgegevens: 

  • Professionele contactgegevens 

  • Locatiegegevens van een datapunt, en de daarbij horende gegevens over de bodem of ondergrond  

Tijdens het gebruik van de informatieverwerkende systemen door medewerkers of door uzelf worden door DOV ook bepaalde gegevens verzameld. Het gaat hier om gegevens die vereist zijn voor de dienstverlening en de bewaking van de kwaliteit en informatieveiligheid van de verzamelde data van DOV. Deze gegevens kunnen door DOV of een door haar aangewezen verwerker/dienstverlener onder strikte voorwaarden gebruikt worden als er bijvoorbeeld klachten zijn over de verbinding of het niet naar behoren functioneren van een software/webtoepassing. Afhankelijk van de activiteit die u daarbij als betrokkene verricht, verwerkt DOV in dit kader mogelijks de volgende gegevens: 

  • IP-adres 

  • tijdstip van handelingen in de software 

  • registratie van de handelingen in de software (logging). 

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens? 

DOV verzamelt niet meer gegevens dan noodzakelijk voor de dienstverlening die zij geacht wordt te leveren en houdt deze niet langer dan wettelijk verplicht, noodzakelijk of aanvaardbaar. De concrete bewaartermijn is afhankelijk van de rechtsgrond voor de verwerking.  

  • Voor wat betreft de gegevens die verwerkt worden op basis van de geldende regelgeving worden deze bewaard zolang dat door de regelgeving vereist is.  

  • Voor wat betreft de gegevens die we verwerken in het kader van het gebruik van de informatieverwerkende systemen worden die bewaard zolang u gebruikmaakt van onze diensten.  

Daarna bewaren we uw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd conform aan de bepalingen van het Vlaams Archiefdecreet, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn. 

Maatregelen in het kader van de Algemene verordening Gegevensbescherming 

Register van gegevensverwerkingen 

Er wordt, in overeenstemming met de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, een register van gegevensverwerkingen opgesteld. Dit wordt geactualiseerd indien zich wijzigingen aandienen. Een dergelijk register (inventaris) voor de verwerking van persoonsgegevens is verplicht en kan worden opgevraagd door de bevoegde toezichthoudende autoriteit (DBA, of Data Protection Authority/DPA); in België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit, beter gekend als de GBA. Elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt en gevat is door de Algemene Verordening Gegevensbescherming is verplicht aan de Gegevensbeschermingsautoriteit inzage in het register te geven. 

Toe te passen principes vereist door de Algemene Verordening Gegevensbescherming 

Het risico op een inbreuk inzake gegevensbescherming of het niet kunnen garanderen van de rechten van u als betrokkene wordt mee in kaart gebracht en voor die activiteiten die een verhoogd risicoprofiel hebben inzake bescherming van de privacy wordt een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB) uitgevoerd. Ook de andere principes van de AVG zoals gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen, incidentbeheer voor informatieveiligheids- en privacy-incidenten met procedure voor melding en aanpak van gegevenslek en gegevensverlies worden meegenomen in de aanpak van het DOV inzake privacybescherming. 

Mededeling van persoonsgegevens 

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers. Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die uw gegevens verwerken. We bezorgen uw gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. We oefenen daar op elk moment controle op uit. 

Beveiliging van de verwerkte persoonsgegevens 

DOV voorziet in de nodige maatregelen om persoonsgegevens en privacy te beschermen, zowel in fysieke vorm, in de informatiesystemen en online. DOV draagt zorg hiervoor door passende organisatorische en technische maatregelen te treffen om persoonsgegevens te beveiligen en ongeoorloofde toegang tot en gebruik van informatie te vermijden. 

Aan de medewerkers van DOV wordt toegang tot persoonlijke informatie verleend enkel voor zover ze die specifieke informatie nodig hebben om hun taken en dienstverlening naar behoren uit te voeren. De betrokken werknemers kregen in hun opleiding instructies om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens. Onder meer ambts-, beroepsgeheim en vertrouwelijkheidsverklaringen met betrekking tot behandeling van persoonsgegevens zijn volledig van toepassing. 

De gegevens worden opgeslagen en verwerkt op eigen, beveiligde informaticaomgevingen en datacenters van DOV of in de beveiligde omgeving van verwerkers in opdracht van en onder toezicht van DOV.  

Uw rechten als betrokkene 

De Algemene Verordening Gegevensbescherming voorziet in een aantal privacy-rechten, waarop u als ‘betrokkene’ (dit is: natuurlijk persoon) beroep op kunt doen. Dit uiteraard rekening houdend met de privacyrechten van andere personen en met wettelijke bepalingen en beperkingen. 

Als betrokkene in de zin zoals bepaald in de Algemene Verordening Gegevensbescherming beschikt u over volgende rechten die samengevat kunnen worden in “het recht op een correcte, legitieme verwerking van uw persoonsgegevens”: 

  • Recht van inzage van de met betrekking tot u verwerkte gegevens (AVG art. 15) 

  • Recht op rectificatie, of recht op correctie van fouten (AVG art. 16) 

  • Recht op gegevenswissing (officieel "recht op vergetelheid" of ook genoemd “het recht om vergeten te worden”); dit recht is toepasbaar in bepaalde gevallen en met name als wij gegevens van u verwerken op basis van een geïnformeerde toestemming waarbij wij geen wettelijke of andere wettelijke basis kunnen inroepen voor verdere verwerking inbegrepen bewaring ervan (AVG art. 17); 

  • Recht op beperking van verwerking (AVG art. 18); 

  • Notificatie van rechtzetting, van uitwissing of van beperking van verwerking (AVG art. 19);  

  • Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens (AVG art. 20);  

  • Recht van bezwaar/verzet tegen verwerking van uw gegevens (AVG art. 21); 

  • Rechten met betrekking tot individuele besluitvorming, inclusief profilering (AVG art. 22). 

Voor meer informatie over de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt binnen het werkingsdomein van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken van DOV of het uitoefenen van een recht in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming kunt u contact opnemen met de Data Protection Officer van dOMG die optreedt als eerste aanspreekpunt via dpo@omgevingvlaanderen.be.  

Daarnaast hebt u het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/contact, indien u meent dat uw rechten geschaad zijn en u zich ook na vraagstelling bij de bevoegde diensten van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken of de door het dOMG aangestelde Functionaris voor gegevensbescherming (DPO) niet voldoende in uw rechten erkend weet. 

Toepassing van deze Privacyverklaring 

Deze versie van de Privacyverklaring van DOV is van toepassing vanaf juli 2024. 

Als de doelstellingen wijzigen waarvoor verwerking van persoonsgegevens gebeurt, zal DOV dit publiek melden en hiervan op transparante wijze mededeling doen in nieuwsbrieven, op de website www.dov.vlaanderen.be. 

DOV behoudt zich het recht voor om de privacyverklaring aan te passen aan nieuwe noden of inzichten. Bij vragen over de Privacyverklaring of de aanpassingen eraan, kunt u terecht bij de Data Protection Officer via dpo@omgevingvlaanderen.be.